Estamos empenhados em proteger a privacidade
Estamos empenhados em proteger a privacidade e os dados pessoais dos nossos clientes e utilizadores da plataforma, pelo que elaborámos esta Política e as práticas aqui descritas. Nesta Política, explicamos como são recolhidos e tratados os seus dados pessoais, pelo que aconselhamos a sua leitura.
1. Identificação da OfficeLex
Entidade: PMF CONSULTING, UNIPESSOAL LDA (adiante, “OfficeLex”)
NIPC: 518555186
Email: support@officelex.com
No âmbito da presente Política de Privacidade, a OfficeLex atua em duas qualidades distintas, consoante as finalidades de tratamento prosseguidas: (i) na qualidade de subcontratante, quando trata dados pessoais por conta e de acordo com as instruções da Entidade que adquire a licença de utilização da plataforma, a qual assume, nesse âmbito, a qualidade de responsável pelo tratamento (adiante, “Entidade”); e (ii) na qualidade de responsável pelo tratamento, quando determina as finalidades e os meios do tratamento de dados pessoais para fins próprios, designadamente no que respeita à gestão e funcionamento da plataforma e à prevenção de fraudes. As qualidades em que a OfficeLex atua encontram-se detalhadas na Secção 4 e nas tabelas constantes da Secção 5 da presente Política de Privacidade.
2. Do que trata esta política?
Esta Política de Privacidade explica como recolhemos e tratamos os dados pessoais que são necessários para o fornecimento de serviços que estão disponíveis através da plataforma, descrevendo as práticas adotadas para esse efeito.
3. O que são dados pessoais?
Dados pessoais são todas as informações relativas a uma pessoa e que a identificam, ou a tornam identificável, independentemente da natureza e suporte das informações, incluindo o som e a imagem da pessoa.
Por identificável, deve entender-se uma pessoa que possa ser identificada, direta ou indiretamente, designadamente por referência a um número de identificação ou a outros elementos específicos da sua identidade física, fisiológica, psíquica, económica, cultural ou social.
4. Como vamos utilizar os seus dados pessoais?
As operações de tratamento de dados pessoais que realizamos são essenciais para a atividade da OfficeLex, sendo efetuadas, consoante as finalidades prosseguidas, na qualidade de subcontratante ou na qualidade de responsável pelo tratamento, em conformidade com a legislação aplicável e com as melhores práticas.
Quando atua na qualidade de subcontratante, a OfficeLex trata os dados pessoais por conta da Entidade, de acordo com as instruções destas e nos termos dos Acordos de Tratamento de Dados celebrados para o efeito, conforme melhor descrito na Secção 5.3 da presente Política de Privacidade.
Quando atua na qualidade de responsável pelo tratamento, a OfficeLex determina as finalidades e os meios do tratamento dos dados pessoais, designadamente no que respeita às operações de gestão e funcionamento da plataforma e de prevenção de fraudes e segurança dos sistemas de informação, conforme melhor descrito na Secção 5.4 da presente Política de Privacidade.
Os seus dados pessoais não serão reutilizados para outras finalidades que não sejam previamente identificadas ou que não tenham qualquer relação com aquelas finalidades para as quais foram inicialmente recolhidos.
5. Quais as finalidades, fundamentos e prazos de conservação dos dados recolhidos?
5.1. Os dados pessoais que tratamos têm fundamentos específicos, consoante as finalidades a que se destinam, e serão conservados pelo tempo necessário às finalidades respetivas, conforme elencado nesta Política de Privacidade.
5.2. Os dados pessoais recolhidos são apenas aqueles necessários e adequados às finalidades indicadas.
5.3. Na tabela seguinte pode visualizar as finalidades de tratamento em relação às quais atuamos na qualidade de subcontratante, os dados recolhidos para cada uma delas, os respetivos fundamentos de licitude e os prazos ou critérios de conservação:
| Finalidade | Fundamento | Dados recolhidos | Prazo de conservação |
|---|---|---|---|
| Para enviar a proposta de honorários e o formulário de onboarding na Entidade. | Execução do contrato. | Nome do cliente, email, proposta de honorários e dados pessoais que esta possa conter. | Pelo período necessário à execução do contrato com a Entidade, salvo quando a sua conservação por período superior seja necessária para efeitos de cumprimento de obrigações legais ou para a declaração, exercício ou defesa de direitos num processo judicial. |
| Para realizar o registo do cliente no âmbito do processo de onboarding da Entidade. | Execução do contrato. | Nome completo, Profissão, Entidade Patronal, Data de nascimento, Nacionalidade, Contacto telefónico, Email, Morada, Número de contribuinte, País de residência, Documento de Identificação, Número do documento de identificação e Data de validade. Representante legal no caso de pessoa coletiva: cargo, nome completo, data de nascimento, profissão, nacionalidade, contacto telefónico, email e morada. | Pelo período necessário à execução do contrato com a Entidade, salvo quando a sua conservação por período superior seja necessária para efeitos de cumprimento de obrigações legais ou para a declaração, exercício ou defesa de direitos num processo judicial. |
| Para realizar o KYC no âmbito do processo de onboarding do cliente na Entidade. | Cumprimento de obrigações legais. | Cópia de Documento de Identificação ou Comprovativo de Morada; Cargo de Pessoa politicamente exposta, País, Entidade, Início do exercício, Fim do exercício; Relação com membro próximo da família ou reconhecido associado a alguém considerado PPE, Nome da pessoa, Cargo, País. | 7 anos a contar do momento em que foi efetuada a identificação do cliente ou, no caso de relações de negócio, a contar do termo das mesmas (Lei n.º 83/2017), podendo este prazo ser prorrogado por decisão fundamentada da autoridade competente, nos termos da legislação aplicável. |
| Para a Entidade enviar newsletters ou outras publicações que pediu e/ou que possam ser do seu interesse. | Consentimento para essa finalidade específica. | Email e Nome. | Até à retirada do seu consentimento ou pelo prazo máximo definido por cada Entidade. |
| Para a Entidade adicionar novos utilizadores à plataforma. | Execução do contrato. | Nome e Email. | Pelo período necessário à execução do contrato com a Entidade, salvo quando a sua conservação por período superior seja necessária para efeitos de cumprimento de obrigações legais ou para a declaração, exercício ou defesa de direitos num processo judicial. |
5.4. Por sua vez, na tabela seguinte pode visualizar as finalidades de tratamento em relação às quais atuamos na qualidade de responsável pelo tratamento, os dados recolhidos para cada uma delas, os respetivos fundamentos de licitude e os prazos ou critérios de conservação:
| Finalidade | Fundamento | Dados recolhidos | Prazo de conservação |
|---|---|---|---|
| Para analisar e responder ao seu pedido de contacto e de ajuda através do Chatbot, com recurso a Inteligência Artificial. | Consentimento para essa finalidade específica. | Nome, mensagem e dados pessoais que esta possa conter. | 1 ano. |
| Para analisar e responder ao seu pedido de contacto e de ajuda através do Chatbot, com recurso a um colaborador. | Consentimento para essa finalidade específica. | Nome, email, mensagem e dados pessoais que esta possa conter. | 1 ano. |
| Para as operações de gestão da plataforma. | Consentimento para essa finalidade específica (cookies); Interesses legítimos prosseguidos pela OfficeLex. | Cookies; Endereço de IP. | Consultar a Política de Cookies. |
| Para a criação e manutenção de registos de acesso e de atividade (logs) na plataforma. | Interesses legítimos prosseguidos pela OfficeLex. | Endereço de IP; data e hora de acesso; ações realizadas na plataforma; identificação do utilizador; tipo de navegador e sistema operativo. | Durante a vigência da relação contratual entre a OfficeLex e a Entidade, acrescido de um período de 1 ano após o respetivo termo para efeitos de auditoria e investigação de incidentes de segurança, salvo quando a sua conservação por período superior seja necessária para efeitos de cumprimento de obrigações legais ou para a declaração, exercício ou defesa de direitos num processo judicial. |
| Para prevenção de fraudes e segurança dos sistemas de informação. | Interesses legítimos prosseguidos pela OfficeLex. | Cookies; Endereço de IP. | Consultar a Política de Cookies. |
5.5. Caso resulte da lei algum período específico ou obrigatório, o período de conservação dos dados será esse. Em todos os outros casos, os dados pessoais serão conservados no máximo durante os tempos acima indicados, períodos que a OfficeLex entende como suficiente para cumprimento das finalidades.
5.6. Findo o período de conservação, todos os dados pessoais recolhidos serão eliminados.
6. Newsletters e outras comunicações comerciais e/ou promocionais
A Entidade poderá proceder ao envio de newsletters ou outras comunicações comerciais e/ou promocionais sempre que o utilizador preste o seu consentimento prévio e informado para esta finalidade, assinalando as checkboxes previstas na plataforma para esse efeito. Neste âmbito, a OfficeLex atua na qualidade de subcontratante, tratando os dados pessoais por conta e de acordo com as instruções da Entidade.
7. Como recolhemos os seus dados pessoais?
Vamos recolher os seus dados pessoais através dos formulários presentes na plataforma, mas igualmente através da plataforma e da comunicação que esta faz com o seu equipamento.
Os seus dados pessoais são recolhidos através do seu equipamento da seguinte forma:
- Através do seu navegador;
- Através de cookies;
- Através de pixel tags e outras tecnologias semelhantes;
- Endereço IP;
- Através dos seus dados de Utilizador.
A OfficeLex assume o compromisso de tratar os seus dados conforme a lei e de forma legítima.
A OfficeLex não irá vender, nem alugar ou partilhar os seus dados pessoais com terceiros, exceto nos casos claramente identificados nesta Política de Privacidade (ver Ponto 12 para perceber como).
Os serviços da OfficeLex não são dirigidos a menores, não sendo tratados dados pessoais de menores de forma intencional.
8. O que são cookies?
Cookies são pequenos arquivos de informações que ajudam a identificar o seu browser e que podem armazenar informações, por exemplo, configurações e preferências do Utilizador.
A OfficeLex irá armazenar cookies no seu equipamento para personalizar e facilitar ao máximo a navegação, mas também, para a solução de problemas, estatísticas, garantia de qualidade, e para monitorar a segurança do sistema.
Com exceção dos cookies especificamente necessários ao desempenho da plataforma, o armazenamento de outros cookies dependerá sempre da aceitação e consentimento do Utilizador, podendo esse consentimento ser retirado a todo o tempo através de ferramentas específicas do browser.
Para saber mais sobre os cookies que utilizamos deve consultar a nossa Política de Cookies.
9. Como protegemos os seus dados pessoais?
Os seus dados pessoais são mantidos em segurança através da adoção de diversas medidas de segurança, de caráter técnico e organizativo que garantem que só têm acesso aos dados pessoais os Colaboradores que devem aceder aos mesmos, em conformidade com a necessidade de acesso e regras criadas para o efeito.
Para proteger os seus dados pessoais só recorremos a fornecedores de centros de dados que nos ofereçam medidas de segurança adequadas e documentadas, nomeadamente, garantias que os seus dados pessoais são armazenados em servidores que são mantidos em ambientes controlados com acessos limitados.
Os dados pessoais são mantidos em servidores seguros junto à Amazon Web Services EMEA SARL (adiante, “AWS”), registada no Registo Comercial e de Sociedades do Luxemburgo sob o n.º B186284 e com sede em 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburgo, a qual nos oferece as garantias de segurança adequadas à proteção dos dados pessoais contra a sua difusão, perda, uso indevido, alteração, tratamento ou acesso não autorizado bem como, contra qualquer outra forma de tratamento ilícito.
De igual modo, quando navega na plataforma, protegemos os seus dados com criptografia, como por exemplo, Transport Layer Security (TLS, é um protocolo de segurança que protege as telecomunicações via internet) e a sua palavra-chave é armazenada usando um hash unidirecional, ou seja, não pode ser recuperada (ou divulgada) por qualquer pessoa, incluindo a OfficeLex, só podendo ser redefinida.
Embora tomemos os cuidados e as precauções que entendemos adequadas para proteger os dados pessoais que nos fornece e recolhemos, é preciso ter consciência que nenhum sistema de segurança é impenetrável.
Assim, deve ter determinados cuidados, como por exemplo, deve manter a sua palavra-chave secreta e não a divulgar a qualquer outra pessoa; caso acredite que a sua palavra-chave foi utilizada indevidamente, deve avisar-nos de imediato; deve também ter o cuidado de iniciar e terminar a sessão sempre que fecha o navegador.
10. Quais são os seus direitos?
Antes de explicarmos como pode exercer os seus direitos, informamos que a legislação lhe atribui os seguintes direitos:
- Acesso: direito de obter a confirmação de que os dados pessoais que lhe digam respeito são ou não objeto de tratamento e, se for esse o caso, o direito de aceder aos seus dados pessoais;
- Retificação: o direito de obter a retificação dos dados pessoais inexatos que lhe digam respeito e a que os seus dados pessoais incompletos sejam completados;
- Apagamento: o direito de obter o apagamento dos seus dados pessoais quando se aplique um dos motivos elencados na legislação, nomeadamente quando: os dados pessoais deixaram de ser necessários para a finalidade que motivou a sua recolha ou tratamento; retirar o consentimento em que se baseia o tratamento dos dados e não existir outro fundamento jurídico para o tratamento; se opuser ao tratamento e não existirem interesses legítimos prevalecentes que justifiquem o mesmo; os dados pessoais foram tratados ilicitamente; os dados pessoais têm de ser apagados para o cumprimento de uma obrigação jurídica; os dados pessoais foram recolhidos no contexto da oferta de serviços da sociedade da informação;
- Limitação do tratamento: o direito de obter a limitação do tratamento se se aplicar uma das situações elencadas na legislação, nomeadamente quando: contestar a exatidão dos dados pessoais; o tratamento for ilícito e o titular dos dados se opuser ao apagamento dos dados pessoais e solicitar, em contrapartida, a limitação da sua utilização; o responsável pelo tratamento já não precisar dos dados pessoais para fins de tratamento, mas esses dados sejam requeridos pelo titular para efeitos de declaração, exercício ou defesa de um direito num processo judicial; se o titular dos dados se tiver oposto ao tratamento com recurso a decisões individuais automatizadas;
- Oposição: o direito de se opor a qualquer momento ao tratamento dos dados pessoais que lhe digam respeito;
- Portabilidade: o direito de receber os dados pessoais que lhe digam respeito num formato estruturado, de uso corrente e de leitura automática, e o direito de transmitir esses dados a outro responsável pelo tratamento sem que o responsável a quem os dados pessoais foram fornecidos o possa impedir, quando o tratamento seja baseado no consentimento ou contrato, ou quando seja realizado através de meios automatizados.
Tem ainda o direito de apresentar reclamação junto à autoridade de controlo competente (em Portugal, a Comissão Nacional de Proteção de Dados em www.cnpd.pt).
Para além dos direitos acima descritos, sempre que o fundamento para o tratamento de dados seja o consentimento, o Utilizador tem o direito de retirar o consentimento prestado a qualquer momento, sem que tal invalide o tratamento de dados realizado até esse momento.
11. Como pode exercer os seus direitos?
Junto da Entidade responsável pelo tratamento, através dos contactos indicados pela mesma, relativamente aos tratamentos em que a OfficeLex atua na qualidade de subcontratante.
Alternativamente, por escrito, para os endereços abaixo indicados, relativamente aos tratamentos em que a OfficeLex atua na qualidade de responsável pelo tratamento:
Por email: support@officelex.com
Caso nos solicite a eliminação de alguns dos seus dados pessoais ou da sua totalidade, alguns dos serviços solicitados poderão não lhe ser prestados e a OfficeLex irá conservar apenas os dados pessoais necessários para o cumprimento das obrigações legais a que se encontra vinculada.
12. Quando comunicamos dados a terceiros?
Os dados pessoais tratados através da plataforma são disponibilizados à Entidade adquirente dos serviços, que atua na qualidade de responsável pelo tratamento e por conta da qual a OfficeLex os trata.
A OfficeLex poderá recorrer a terceiros para a prestação de determinados serviços, a nível de manutenção, apoio técnico, alojamento, marketing, faturação ou gestão de pagamentos, podendo estes ter acesso a alguns dos dados pessoais, nomeadamente, os dados necessários para os fins contratualizados.
A OfficeLex assegura que as entidades que tenham acesso aos dados são credíveis e oferecem elevadas garantias de proteção, nunca lhes sendo transmitidos dados para além do necessário à prestação do serviço contratado, permanecendo, contudo, a OfficeLex como responsável pelos dados pessoais disponibilizados.
Por exemplo, para efeitos de gestão da plataforma, a OfficeLex recorre aos serviços da Milba Agency FZ-LLC, com número de registo SZG-C-00122758 e endereço no Compass Building, Al Shohada Road, Al Hamra Industrial Zone-FZ, Ras Al Khaimah, Emirados Árabes Unidos.
Na tabela seguinte pode visualizar os restantes prestadores de serviços a que a OfficeLex recorre e que podem ter acesso a dados pessoais, o serviço que prestam, onde tratam os dados e, quando o fazem fora do Espaço Económico Europeu, as garantias adotadas (ver Ponto 13):
| Prestador | Serviço | Onde trata os dados | Garantias da transferência |
|---|---|---|---|
| Amazon Web Services EMEA SARL (Luxemburgo) | Alojamento da plataforma e dos ficheiros. | União Europeia (Frankfurt, Alemanha). | Sem transferência para fora do Espaço Económico Europeu. |
| Mistral AI SAS, com sede em 15 rue des Halles, 75001 Paris (França), RCS Paris 952 418 325 | Assistente de inteligência artificial do chat de suporte, quando o utilizador escolhe «Sim». | União Europeia (França). | Sem transferência para fora do Espaço Económico Europeu. |
| Plus Five Five, Inc. («Resend»), com sede em 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114 (Estados Unidos da América) | Envio dos emails da plataforma. | Estados Unidos da América. | Quadro de Proteção de Dados UE-EUA (EU-U.S. Data Privacy Framework) e cláusulas contratuais-tipo aprovadas pela Comissão Europeia. |
| Mailjet (grupo Sinch) | Envio dos emails da plataforma, quando o prestador principal não está disponível. | União Europeia. | Sem transferência para fora do Espaço Económico Europeu. |
| Microsoft Ireland Operations Limited (Irlanda) | Início de sessão com a conta Microsoft e ligação ao Microsoft 365 (Outlook e Teams), quando a Entidade a ativa. | União Europeia, com possível tratamento nos Estados Unidos da América pela Microsoft Corporation. | Quadro de Proteção de Dados UE-EUA (EU-U.S. Data Privacy Framework) e cláusulas contratuais-tipo aprovadas pela Comissão Europeia. |
A OfficeLex poderá ainda transmitir dados a terceiros no âmbito de investigações, inquéritos e processos judiciais e/ou administrativos ou de natureza semelhante, desde que para tal seja devidamente ordenada por ordem judicial nesse sentido.
13. Transferências de dados para fora da União Europeia
A plataforma está alojada no Espaço Económico Europeu e a OfficeLex privilegia prestadores de serviços que tratam os dados pessoais dentro do Espaço Económico Europeu.
Alguns dos prestadores identificados no Ponto 12 estão estabelecidos ou tratam dados pessoais fora do Espaço Económico Europeu, nomeadamente nos Estados Unidos da América, para o envio de emails e para a ligação ao Microsoft 365, e nos Emirados Árabes Unidos, para a gestão da plataforma.
Nesses casos, a transferência só é realizada com as garantias adequadas previstas no Capítulo V do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD): a decisão de adequação da Comissão Europeia relativa ao Quadro de Proteção de Dados UE-EUA (EU-U.S. Data Privacy Framework), para as entidades certificadas ao abrigo do mesmo, e as cláusulas contratuais-tipo aprovadas pela Comissão Europeia.
Pode obter mais informação sobre estas garantias, ou uma cópia das mesmas, através do email support@officelex.com.
14. Os menores
A plataforma não é dirigida a menores de 18 anos, pelo que solicitamos que estes menores não nos forneçam dados pessoais através da plataforma, aplicação, redes sociais e social media ou emails.
15. Dados pessoais sensíveis e tratamento automatizado de dados
A OfficeLex agradece que não nos envie nem nos dê a conhecer quaisquer dados pessoais sensíveis, ou seja, informações que revelem a origem racial ou étnica, opiniões políticas, crenças religiosas ou filosóficas, associação sindical, informações genéticas, informações biométricas, dados relativos à saúde ou dados relativos a vida sexual de uma pessoa natural ou a orientação sexual.
Caso ainda assim nos envie ou dê a conhecer essas categorias de dados pessoais, estes serão imediatamente apagados.
No âmbito da utilização da plataforma, a OfficeLex não adota decisões baseadas exclusivamente no tratamento automatizado de dados pessoais, incluindo a definição de perfis, que produzam efeitos na esfera jurídica do titular dos dados ou que o afetem significativamente de forma similar, nos termos do artigo 22.º do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD). Caso a OfficeLex venha a implementar processos de decisão automatizada, os titulares dos dados serão previamente informados, sendo-lhes garantido o direito de obter intervenção humana, de manifestar o seu ponto de vista e de contestar a decisão.
16. Alterações à Política de Privacidade
A OfficeLex reserva-se no direito de reajustar ou alterar a presente Política de Privacidade, a qualquer momento, sendo essas alterações publicitadas.
17. Os nossos detalhes de contacto
Caso tenha alguma dúvida ou questão relacionada com esta Política de Privacidade por favor contacte-nos por escrito através do email support@officelex.com.
18. Última versão
01-10-2026. Lisboa (Portugal).